ملخص الموقف
مدير المكتب مسؤول عن توفير مجموعة واسعة من إدارة المكاتب والدعم للشركة بما في ذلك الرد على خطوط الهاتف ، وجدولة / إدارة التقويمات ، وإجراء / تأكيد ترتيبات الاجتماعات ، والتحرير ، وتصحيح العروض ، وكتابة المراسلات. يجب أن تكون واجبات ذاتية الإدارة ومباشرة لجميع الموظفين الكتابيين. يجب أن يكون موجهًا نحو الأرقام وأن يكون مبدعًا في عمل المشروع. يجب أن تكون منفتحًا ليس فقط لكونك مدير مكتب ولكن أيضًا لدعم الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس بترتيبات السفر والتقويم وتقارير النفقات وما إلى ذلك.
الواجبات الأساسية والمسؤوليات
تشمل الوظائف الأساسية ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي:
- إدارة الأنشطة الإدارية الشاملة للمكتب
- البقاء مسؤولاً عن عمليات المرافق اليومية بما في ذلك الإشراف على صيانة وتعديل مناطق ومعدات المكاتب مثل تخطيط وترتيب وإدارة مرافق المكاتب ؛ شراء اللوازم المكتبية والأثاث والمعدات المكتبية وما إلى ذلك لجميع الموظفين
- القيام بأعمال إدارية مثل طباعة البريد وحفظه وفرزه وتوزيعه. المساعدة في إعداد المراسلات للعملاء
- الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والسرية
- مساعدة المحاسبين في أنشطة مثل معالجة الحسابات الدائنة والمدينين بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب والأنشطة الأخرى ذات الصلة
- سوف تشارك وتشرف على مجموعة واسعة من مشاريع الشركة وفعالياتها
- أداء واجبات العمل الأخرى التي تم تعيينها
الحد الأدنى من المؤهلات (المعرفة والمهارات والقدرات)
- درجة الزمالة في إدارة الأعمال. يفضل البكالوريوس
- الخبرة السابقة كمدير مكتب ، تعتبر الخبرة الإشرافية ميزة إضافية
- مطلوب مهارات قوية في الكمبيوتر والإنترنت بما في ذلك جميع مجموعات MS Office (Word و Excel و Outlook و PowerPoint)
- خبرة مع برنامج الرواتب بالإضافة إلى ؛ الإلمام بإدارة خطط 401k ، والتأمين الطبي / تأمين الأسنان ، و COBRA ، و ERISA ، و FMLA ، واللوائح الحكومية والفيدرالية ذات الصلة.
- يجب أن يكون مبتدئًا يتمتع بمهارات تواصل وشخصية ممتازة مع موهبة في خدمة العملاء
- يجب أن تكون فعالة مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل
- يجب أن يكون لديك توجه قوي لدعم العملاء (للعملاء الداخليين / الخارجيين) ، وسلوك احترافي واضح ، والقدرة على الحفاظ على المعلومات السرية
- يجب أن يتمتع بمهارات قوية في التنظيم والتخطيط ، وقدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل وممارسة الحكم السليم وحل المشكلات
- ثبت القدرة على إدارة المشاريع
- القدرة على تحديد أولويات المهام ، وممارسة الحكم السليم والسرية مع المعلومات الحساسة
- مهارات ممتازة في الاتصال والتعامل مع الآخرين والعرض التقديمي
المتطلبات المادية وبيئة العمل
تمثل المطالب المادية الموضحة هنا تلك التي يجب أن يفي بها الموظف لأداء الوظائف الأساسية لهذا المنصب بنجاح. يمكن إجراء تسهيلات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الوظائف. أثناء أداء واجبات هذا المنصب ، يُطلب من الموظف بانتظام التحدث أو الاستماع. كثيرًا ما يُطلب من الموظف استخدام اليدين أو الأصابع أو التعامل مع الأشياء أو الأدوات أو عناصر التحكم أو الشعور بها. يُطلب من الموظف أحيانًا الوقوف ؛ يمشي؛ يجلس؛ تصل باليدين والذراعين. يجب على الموظف أحيانًا رفع و / أو نقل ما يصل إلى 25 رطلاً. قدرات الرؤية المحددة التي يتطلبها هذا الموقف تشمل الرؤية القريبة ، والرؤية عن بعد ، والقدرة على ضبط التركيز. عادة ما يكون مستوى الضوضاء في بيئة العمل منخفضًا إلى متوسط.
ملاحظات
لا يشير هذا الوصف الوظيفي بأي حال من الأحوال إلى أن هذه هي الواجبات الوحيدة التي يجب أن يؤديها الموظف (الموظفون) الحاليون في هذا المنصب. سيُطلب من الموظفين اتباع أي تعليمات أخرى متعلقة بالوظيفة وأداء أي واجبات أخرى متعلقة بالوظيفة يطلبها أي شخص مخول بإعطاء تعليمات أو مهام. جميع الواجبات والمسؤوليات هي وظائف ومتطلبات أساسية وتخضع لتعديل محتمل على نحو معقول استيعاب الأفراد ذوي الإعاقة. لأداء هذه الوظيفة بنجاح ، سوف يمتلك شاغلو الوظائف المهارات والقدرات والقدرات لأداء كل واجب بكفاءة. قد تستبعد بعض المتطلبات الأفراد الذين يشكلون تهديدًا مباشرًا أو خطرًا كبيرًا على صحة أو سلامة أنفسهم أو الآخرين. المتطلبات الواردة في هذا المستند هي الحد الأدنى من مستويات المعرفة أو المهارات أو القدرات. لا يُنشئ هذا المستند عقد عمل ، ضمنيًا أو غير ذلك ، بخلاف علاقة "حسب الرغبة".
