ملخص الموقف
يوفر المساعد التنفيذي دعمًا عالي المستوى للإدارة التنفيذية بما في ذلك إدارة التقويم الثقيلة والتنسيق الناجح لاجتماعات العمل. هم بمثابة علاقات اتصال بين المديرين التنفيذيين والإدارات الأخرى داخل المنظمة. يمارسون حكمًا مستقلًا في حل المشكلات الإدارية. إنهم يعطون الأولوية ويديرون مشاريع متعددة في وقت واحد مع إشراف ضئيل أو بدون إشراف.
الواجبات الأساسية والمسؤوليات
تشمل الوظائف الأساسية ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي:
- إدارة التقويم التنفيذي ، الذي يتطلب التفاعل مع المديرين التنفيذيين والمساعدين الداخليين والخارجيين لجدولة مجموعة متنوعة من اجتماعات العمل
- التعامل مع الاتصالات الهاتفية والإلكترونية الواردة والصادرة نيابة عن الإدارة التنفيذية ؛ توجيه المكالمات الواردة إلى الطرف المناسب بسرعة وكفاءة
- ترتيب ترتيبات السفر والحجوزات للإدارة التنفيذية حسب الحاجة
- إنشاء مذكرات وتقارير جيدة التنظيم وصحيحة نحويًا بشكل مستقل لتوزيعها على أعضاء الإدارات المختلفة
- المساعدة في تخطيط المناسبات الخاصة
- استخدام تطبيقات برمجية متنوعة مثل جداول البيانات وقواعد البيانات العلائقية والحزم الإحصائية وحزم الرسومات لتجميع البيانات و / أو التقارير ومعالجتها و / أو تنسيقها
- المحافظة على أعلى مستوى من السرية
- ممارسة الحكم الإداري. تحمل المسؤولية عن القرارات والعواقب والنتائج التي تؤثر على الموظفين والتكاليف و / أو جودة الخدمة داخل المجال الوظيفي
- أداء واجبات أخرى يكلف بها
الحد الأدنى من المؤهلات (المعرفة والمهارات والقدرات)
- درجة المنتسب المطلوبة ، يفضل درجة البكالوريوس
- خمس سنوات أو أكثر من الخبرة كمساعد إداري تنفيذي في إعداد مستوى الرئيس التنفيذي / الرئيس
- معرفة عملية ببرامج Microsoft Excel و Word و PowerPoint و Outlook
- إظهار المهارات الشخصية والكفاءة في مفردات الأعمال لتمثيل المسؤول التنفيذي والشركة بشكل فعال لأطراف خارجية
- مهارات تواصل شخصية وشفوية وكتابية ممتازة
- مهارات ممتازة في الكتابة والتدقيق والتحرير
المتطلبات المادية وبيئة العمل
تمثل المطالب المادية الموضحة هنا تلك التي يجب أن يفي بها الموظف لأداء الوظائف الأساسية لهذا المنصب بنجاح. يمكن إجراء تسهيلات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الوظائف. أثناء أداء واجبات هذا المنصب ، يُطلب من الموظف بانتظام التحدث أو الاستماع. كثيرًا ما يُطلب من الموظف استخدام اليدين أو الأصابع أو التعامل مع الأشياء أو الأدوات أو عناصر التحكم أو الشعور بها. يُطلب من الموظف أحيانًا الوقوف ؛ يمشي؛ الجلوس ، والوصول باليد والذراعين. يجب على الموظف أحيانًا رفع و / أو نقل ما يصل إلى 25 رطلاً. قدرات الرؤية المحددة التي يتطلبها هذا الموقف تشمل الرؤية القريبة ، والرؤية عن بعد ، والقدرة على ضبط التركيز. عادة ما يكون مستوى الضوضاء في بيئة العمل منخفضًا إلى متوسط.
ملاحظات
لا يشير هذا الوصف الوظيفي بأي حال من الأحوال إلى أن هذه هي الواجبات الوحيدة التي يجب أن يؤديها الموظف (الموظفون) الحاليون في هذا المنصب. سيُطلب من الموظفين اتباع أي تعليمات أخرى متعلقة بالوظيفة وأداء أي واجبات أخرى متعلقة بالوظيفة يطلبها أي شخص مخول بإعطاء تعليمات أو مهام. جميع الواجبات و rالمسؤوليات هي وظائف ومتطلبات أساسية وتخضع لتعديل محتمل لاستيعاب الأفراد ذوي الإعاقة بشكل معقول. لأداء هذه الوظيفة بنجاح ، سوف يمتلك شاغلو الوظائف المهارات والقدرات والقدرات لأداء كل واجب بكفاءة. قد تستبعد بعض المتطلبات الأفراد الذين يشكلون تهديدًا مباشرًا أو خطرًا كبيرًا على صحة أو سلامة أنفسهم أو الآخرين. المتطلبات الواردة في هذا المستند هي الحد الأدنى من مستويات المعرفة أو المهارات أو القدرات. لا يُنشئ هذا المستند عقد عمل ، ضمنيًا أو غير ذلك ، بخلاف علاقة "حسب الرغبة".
